27ème SESSION ORDINAIRE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’HOPITAL GABRIEL TOURE COMPTE RENDU DES ACTIVITES TECHNIQUES
ANNEXES
CHU-GT
09/10/2008
L’an deux mil huit et le neuf octobre à neuf heures et quinze minutes s’est tenue dans la salle de réunion de la Direction de l’Hôpital Gabriel TOURE, la vingt septième session ordinaire du Conseil d’Administration dudit Hôpital, sous la présidence de Monsieur Modibo DIALLO.
Après la vérification des mandats et l’adoption de l’ordre du jour, le Directeur Général de l’Hôpital Gabriel TOURE a procédé à la présentation des documents.
Dans son introduction le Directeur a dit qu’en fin 2007, l’Hôpital Gabriel Touré s’est doté d’un Budget Programme qui devait lui permettre de réaliser certaines activités au cours de l’année 2008. Ces activités inscrites dans le projet d’établissement et le Prodess II visent essentiellement à améliorer les conditions de travail par la formation, la construction de bâtiments et l’acquisition d’équipements médico chirurgicaux, de laboratoire et d’imagerie médicale.
Il a ajouté que le présent rapport rend compte de l’exécution du budget 2008 à mi-parcours et qu’il est présenté en sept chapitres à savoir :
– le point d’exécution des recommandations ;
– l’état d’exécution des activités selon les volets du PRODESS II ;
– l’état d’exécution des activités des services techniques ;
– l’état d’exécution du budget 2008 à mi-parcours ;
– les contraintes ;
– les suggestions ;
– les perspectives.
En abordant le chapitre du point d’exécution des recommandations le Directeur a présenté le tableau des recommandations satisfaites, il s’agit entre autres de :
ü la mise en place de la carte de mouvement et l’augmentation du prix de la carte d’accompagnant ;
ü la prise de dispositions urgentes pour le logement du Chef de service des urgences ;
ü la séparation des activités de l’hôpital de celles de la Pharmacie hospitalière ;
ü la communication avec les usagers ;
ü l’établissement d’un procès verbal du CA au lieu d’un compte-rendu
ü l’attribution d’une prime mensuelle forfaitaire de logement aux DG, DGA et Agent comptable.
Il a poursuivi avec les recommandations en cours de réalisation, il s’agit de :
l’actualisation du décret de nomination des administrateurs ;
l’activation du recouvrement ;
la demande au département d’un appui sur la prise en charge des dettes de l’hôpital (une réunion s’est tenue au département sur les dettes des hôpitaux en particulier de la PPM) ;
L’augmentation des primes de responsabilité (une évaluation a été faite) ;
La création de nouveaux services à suggérer à la CME ;
La demander à la DAF de la possibilité de prise en charge de certains contractuels sur le budget d’Etat ;
L’élaboration du règlement intérieur et de l’organigramme de l’hôpital et la proposition d’un règlement intérieur du conseil d’administration dudit hôpital;
La désignation d’un suppléant au PCA en cas d’absence de ce dernier (désignation à soumettre à l’appréciation des Administrateurs) ;
Le suivi des dossiers Diaby et Mme Touré Aida NIARE (Instruction en cours au 3è cabinet du Pôle économique et au tribunal de 1ère instance de la Commune III) ;
La mise en place de l’audit interne (activité prévue par le manuel de procédures de gestion) ;
L’installation du logiciel de gestion du bureau des entrées ;
La diligence dans la suite des travaux du bloc technique (activité réalisée à plus de 95%) ;
Sollicitation du Cabinet pour la prise en charge des indemnités des étudiants hospitaliers et pour une solution définitive à cette question (les indemnités sont prises en charge par le Cabinet, mais préfinancées par l’hôpital) ;
L’augmentation des tarifs de consultation de 1 000F CFA à 2 000F CFA (examen final par le CA) à partir de janvier 2009 ;
Restriction de l’accès à l’hôpital ;
Le Directeur a enfin terminé ce point par les recommandations à reconduire ou difficiles à réaliser qui sont les suivantes :
- Organisation de la journée d’information des administrateurs sur la loi hospitalière (à reconduire) ;
- Expérimentation de l’énergie solaire (à reconduire) ;
- Faire l’état des créances dues à l’Hôpital (impossible d’identifier certains créanciers, car aucun document fiable n’a été déposé au niveau de l’administration).
Avant d’exposer le point d’exécution des volets du PRODESS II, le Directeur a évoqué :
1) GRANDS EVENEMENTS SURVENUS DANS LA VIE DE L’HOPITAL A SAVOIR :
Ø L’inauguration du Service d’Accueil des Urgences (SAU) par son excellence Amadou Toumani TOURE, Chef de l’Etat, le 26 Mars 2008 ;
Ø La publication officielle du rapport du vérificateur Général ;
Ø Le rapport de mission du Contrôle général des services publics ;
Ø L’enlèvement d’un nouveau né à la maternité de l’HGT;
Ø La poursuite de l’instruction du dossier Diaby ;
Ø L’arrestation d’un groupe de malfaiteurs détenant des cachets ;
Ø Le collectif budgétaire : réduction du budget de l’hôpital.
2) POINT D’EXECUTION DES RECOMMANDATIONS DE LA MISSION DU VERIFICATEUR GENERAL
ü L’amélioration du système de contrôle interne (élaboration d’un manuel de procédures de gestion) ;
ü La mise en place de procédures clairement définies (manuel de procédures, exécution en cours) ;
ü La tenue régulière des différents registres et quittanciers (tâche exécutée) ;
ü La mise en place d’un système de suivi des recettes (tâche exécutée) ;
ü La mise en place d’une comptabilité fiable et régulière (générale, matières et analytique, en cours d’exécution) ;
ü La moralisation des dépenses (tâche exécutée) ;
ü Le respect des dispositions législatives et réglementaires (tâche exécutée) ;
ü L’application correcte des textes régissant l’activité financière et comptable de l’hôpital (loi hospitalière, l’arrêté n°92-0235/MF-DNB du 22 janvier 1992 relatif à la comptabilité matières et la mercuriale des prix (tâche exécutée) ;
ü L’élaboration et la validation des différents documents internes (Règlement Intérieur, Protocole des soins, système d’évaluation des soins, etc.), en cours d’exécution ;
ü Le renforcement du plateau technique (en cours d’exécution) ;
ü L’achat d’équipements adéquats et adaptés aux besoins des services (en cours d’exécution) ;
ü L’amélioration de la qualité des services de garde (en cours d’exécution) ;
ü La construction et/ou la réhabilitation des infrastructures (en cours d’exécution) ;
ü L’amélioration des conditions d’hygiène et de salubrité (en cours d’exécution) ;
ü L’entretien courant des équipements et matériels médicaux (en cours d’exécution) ;
ü L’accroissement du nombre de spécialités, la facilitation de l’accès à la formation et le recyclage du personnel médical ou paramédical (en cours d’exécution) ;
ü La régularisation immédiate des mandats des écarts non justifiés au titre de la prise en charge des frais du Dr. DRAME et du Service Social (réclamation faite au niveau de la DAF, tâche suivie par le service de recouvrement des créances).
3) CONSTATS DE LA MISSION D’INSPECTION DES FINANCES (période 1999-2006) :
v Manque à gagner de 930 209 861 FCFA pour l’hôpital de 1999-2006 (dossier auprès du Tribunal de 1ère instance de la Commune III, dossier en instruction, l’inculpé est aux arrêts) ;
v Ecart de trésorerie des ressources propres de 89 934 199 FCFA lors de la passation du Directeur Général en Août 2007 (dossier auprès du Tribunal de 1ère instance de la Commune III, dossier en instruction, l’inculpé est aux arrêts).
Concernant l’état d’exécution des activités par volet du PRODESSII, le Directeur a procédé à la présentation suivante :
a) VOLET II : Disponibilité, qualité et gestion des ressources humaines et motivations
Parlant des emplois créés le Directeur a informé que l’hôpital a reçu cinquante un (51) agents au cours du premier semestre dont 34 fonctionnaires, 15 conventionnaires et 2 sur ressources propres. Il a ajouté que les départs se chiffrent au nombre de 9 et se décomposent comme suit : 4 par affectation, 2 par détachement au ministère de la santé, 1 par décès et 2 par abandon de poste.
Il a conclu qu’en résumé, l’Hôpital Gabriel TOURE avait un total de 558 agents toutes catégories confondues. Il a reçu au cours du premier semestre de l’année 51 agents dont 49 par mutation et 2 (1 conseiller juridique et 1 aide comptable) par recrutement sur fonds propres. En tenant compte des départs et des arrivées, l’effectif au 30 juin 2008 est de 600 agents. Il a expliqué que l’hôpital Gabriel TOURE comprend 445 agents (fonctionnaires et conventionnaires), 14 militaires en détachement émargeant tous sur le budget d’Etat, 126 agents contractuels sur les ressources propres de l’hôpital, 9 agents de l’INPS en détachement et 6 agents de la brigade médicale cubaine. Il a poursuivi qu’en marge de ce personnel, l’hôpital a reçu 14 internes des hôpitaux dans le cadre de la convention hospitalo-universitaire dont deux par service validant. Ces internes bénéficient du logement au sein de l’hôpital avec un équipement domestique complet (lit, matelas, réfrigérateur et cuisinière à gaz), ils bénéficient aussi des avantages accordés aux personnels. Ainsi l’hôpital a en son sein 614 agents en activité. Il a enfin informé que 37 bi appartenants sont présents à l’hôpital pour 8 services validants.
b) VOLET III : Disponibilité des médicaments essentiels, vaccins et des consommables médicaux.
Le Directeur a présenté ce tableau en expliquant que les ruptures de médicaments intervenues n’ont pas eu d’incidences notoires sur l’activité de l’hôpital ni sur celle de la pharmacie hospitalière.
c) VOLET IV : Amélioration de la qualité des services de santé,
augmentation de la demande et lutte contre la maladie
Concernant ce point le Directeur a présenté le tableau des activités programmées qui ont presque toutes dépassé un taux de réalisation de plus de 80%. Il a expliqué que la situation relative aux gratuités accordées au personnel de l’HGT et ayants droit, aux autres personnels et ayants droit, aux malades sociaux, les films radio à refaire et les actes radio à refaire s’élève à un montant de 38 646 710 FCFA.
d) VOLET V : Accessibilité financière, soutien à la demande et la participation
Parlant de ce point le Directeur a expliqué que l’hôpital a reçu 512 malades sociaux dans ses différents services de janvier à juin 2008. Il a en outre ajouté que l’hôpital a pris en charge les médicaments des malades indigents et des cas sociaux pour un montant de 7 961 010 FCFA pour la même période. Il a aussi fourni une situation des dons reçus par le service social pour les cas sociaux et les malades indigents.
e) VOLET VI : Réformes des Etablissements Hospitaliers et des autres Etablissements de Recherche
A propos de ce volet le Directeur a fait l’état des activités programmées et leur niveau de réalisation comme suit :
§ Recentrage des activités de l’hôpital sur les spécialités de 1ère, 2ème et 3ème référence : la Pédiatrie, la gynéco, la Médecine interne, la Chirurgie Générale, la Chirurgie Pédiatrique, les Urgences, l’ORL, la Traumatologie (développement en cours).
§ Regroupements des 18 services techniques en 7 départements (Poursuite de la réflexion et échanges d’expériences).
§ Développement de nouvelles activités :
- la régulation des urgences (20%)
-la prise en charge des stérilités féminines
-la lutte contre les cancers (dépistage du col de l’utérus)
- la neurochirurgie (fonctionnelle)
§ Renforcement du plateau technique en vue de l’amélioration de la qualité des soins et de l’hygiène (Activités en cours).
§ Stages de formation des élèves et étudiants de la santé du secteur public et du secteur privé (activités réalisées).
§ Participation des équipes de l’hôpital aux programmes de recherche (Plusieurs sujets de recherche développés à l’hôpital).
f) VOLET VII : Renforcement des capacités institutionnelles et décentralisation
Tout comme pour le volet précédent, le Directeur a fait la présentation suivante :
· Poursuivre le fonctionnement des organes de gestion de l’hôpital (100%) ;
· Relecture du règlement intérieur et l’organigramme dont des drafts sont disponibles ;
· Élaborer un manuel de procédures de gestion (un draft est disponible) ;
· Concevoir et mettre en application un logiciel de gestion (90%) ;
· Poursuivre l’informatisation des autres services (50%) ;
4) L’ETAT D’EXECUTION DES ACTIVITES TECHNIQUES
Sur ce point le Directeur a donné la situation des différentes activités techniques avec les pourcentages de variations entre les deux trimestres du premier semestre. Cette situation se présente comme suit :
a. Les consultations par service qui affichent 35 771 pour le premier trimestre contre 49 039 pour le deuxième trimestre pour une variation de 37,09%.
b. Les admissions par service qui affichent 3 807 pour le premier trimestre contre 5 398 pour le second trimestre soit une variation de 41,79%.
c. La durée moyenne de séjour est de 25,55 pour le premier trimestre contre 12,4 au second trimestre soit une variation de -51,47%.
d. Le taux d’occupation réalisé au premier trimestre est de 76,06 contre 70,03 au second trimestre soit une variation de -7,93%.
e. L’intervalle de rotation qui est de 4,12 pour le premier trimestre contre 4,05 pour le second trimestre soit une variation de -1,65%.
f. Les décès hospitaliers affichent 14,65 pour le premier trimestre contre 11,93 au second trimestre soit une variation de -18,54%.
g. Le nombre d’interventions chirurgicales est de 348 pour le premier trimestre contre 228 pour le second trimestre soit une variation de -34,48%.
h. La maternité qui affiche 314 accouchements normaux au compte du premier trimestre contre 320 au second trimestre.
i. En ce qui concerne les activités d’imagerie médicale, les réalisations au premier trimestre sont de 364 contre 144 pour le deuxième trimestre soit une variation de -60,44%.
j. Les actes en cardiologie et en gastroentérologie sont au nombre de 85 pour le premier trimestre contre 81 pour le second trimestre soit une variation de -4,71%.
k. Le nombre des examens de laboratoire est de 12 413 en immuno+hématologie pour le premier trimestre contre 8815 pour le second trimestre. En bactériologie le nombre des examens s’élève à 1999 pour le premier trimestre contre 2167 pour le second trimestre soit une variation de 8,40%. Concernant les examens en biochimie, ils sont de 9674 pour le premier trimestre contre 6806 pour le deuxième trimestre soit une variation de -29,65%. Quant aux examens de parasitologie, ils sont de 1818 pour le premier trimestre contre 1519 pour le second trimestre soit une variation de -16, 45%.
5) ETAT DU PATRIMOINE
Le Directeur a informé le conseil qu’au titre des immobilisations le CHU Gabriel Touré était estimé à 5 453 342 000 FCFA suivant le rapport d’expertise immobilière de Mars 2007 et qu’il faudrait actualiser en tenant compte des nouvelles acquisitions. Il a ajouté que les acquisitions pour le premier trimestre en ce qui concerne les équipements techniques (cat.11 et 14) se chiffrent à 129 644 855 FCFA, le matériel de bureau et informatique (cat.12) à 33 498 522 FCFA, le matériel de transport (cat.17) à 1 380 600 FCFA.
6) ETAT D’EXECUTION DU BUDGET 2008 de Janvier à Juin
Sur ce point le Directeur a expliqué que les recettes comprennent les dotations et subventions de l’Etat et les ressources propres. Il a ajouté que le montant total des recettes de l’activité hospitalière à la date du 30 juin 2008 est de 462 371 854 FCFA, soit un taux de réalisation de 35% par rapport aux prévisions (1 319 371 849 FCFA). Il a poursuivi que les recettes réalisées par la pharmacie hospitalière se chiffrent à 164 731 035 FCFA pour la même période par rapport aux prévisions (744 373 909 FCFA) soit un taux de réalisation de 22%. Il a précisé que ce taux pouvait être amélioré si l’on tenait compte des films gratuits et films de reprise et des impayés au niveau de la pharmacie. Il a enfin ajouté que le recouvrement des créances ordinaires et celles de la pharmacie hospitalière se chiffrent à 3 617 062 FCFA pour une prévision de 10 526 251, soit un taux de réalisation de 34%. En récapitulant le Directeur a expliqué que pour des prévisions sur douze mois de 4 019 510 369 FCFA, les recettes réalisées pour le premier semestre se chiffrent à 1 200 740 266 FCFA sur le budget national et 465 989 016 FCFA sur les ressources propres soit un taux de 30%. Quant aux dépenses le Directeur a dit qu’elles ont été réalisées au 30 juin à 47% pour un montant de 1 876 256 310 FCFA sur une prévision de 4 019 510 369 FCFA.
Par rapport à la pharmacie hospitalière, le Directeur a informé le conseil qu’elle a réalisé à mi-parcours 256 566 268 FCFA de recettes. Il a ajouté que sur cette somme 232 966 983 FCFA soit 90% ont été versés dans le compte et 23 599 285 FCFA soit 9,20% sont des créances à recouvrer. Il a poursuivi que pour la même période la pharmacie a procédé à des achats de médicaments et consommables pour une valeur de 240 655 181 FCFA.
Il a conclu que le déficit à ce niveau est de 7 688 198 FCFA (232 966 983-240 655 181) auquel il faut ajouter le montant des créances à recouvrer (23 599 285 FCFA) ce qui donne un excédent réel à mi-parcours de 15 911 087 FCFA. Il a dit que le stock valorisé au prix d’achat après l’inventaire à mi-parcours est de 125 832 017 FCFA et 3 587 990 FCFA de périmés ou d’avariés.
7) CONTRAINTES
En abordant ce point, le directeur a expliqué que les contraintes sont essentiellement liées au collectif budgétaire intervenu au cours du premier semestre. Il a ajouté que ceci fait ressortir une diminution du budget d’un montant de 138 527 000 FCFA par rapport au budget initial. Il a poursuivi qu’à cela s’ajoutent la situation des impayés ITS, FNL, INPS exercice 2007 qui se chiffrent à 29 732 732 FCFA, les impayés fournisseurs Budget Pharmacie exercice 2007 qui sont de 210 193 455 FCFA et les impayés fournisseurs budget national exercice 2007 à 48 297 310 FCFA, la prise en charge des victimes d’afflux massifs à 6 601 360 FCFA, le montant alloué au personnel, au service social et divers de la pharmacie hospitalière pour 23 559 285 FCFA, la prise en charge de certaines gratuités pour le personnel et ayant droits, les malades sociaux, les films et actes à refaire dont le montant s’élève à 38 646 710 FCFA, la prise en charge des étudiants hospitaliers pour 15 435 000 FCFA. Il a enfin décrié le processus très long d’acquisition des équipements : manque de professionnalisme et de spécialisation des fournisseurs (commerce général et divers).
8) PERSPECTIVES
En présentant ce point le Directeur a évoqué la satisfaction des besoins en personnel exprimés par les services soit 232 agents (catégorie A : 18, B2 : 55, B1 : 72, C : 37 et E : 50). Il a porté à la connaissance du conseil que l’hôpital a un besoin urgent de cinquante (50) manœuvres pour faire face à la demande très croissante et suppléer à l’âge très avancé des titulaires. A cela il a ajouté les points suivants :
o La satisfaction des besoins de prise en charge des PV /VIH évalués à 277 354 089 FCFA ;
o L’informatisation du bureau des entrées, de la pharmacie et éventuellement des autres services ;
o L’ouverture d’un troisième compte bancaire pour la gestion des fonds d’origine extérieure (notamment les projets…) ;
o L’élaboration du manuel de procédures de gestion de l’HGT ;
o La réhabilitation du SUC et le changement d’appellation en Service d’Accueil des Urgences (SAU) ;
o La finition du bloc technique ;
o La construction d’un restaurant de l’Hôpital ;
o La rénovation du bâtiment de la pédiatrie ;
o Le projet de construction d’un bloc d’hospitalisation, laboratoire moderne et Pharmacie hospitalière;
o La poursuite du procès Zoumana Diaby, ancien régisseur des recettes
o L’organisation de journées scientifiques ;
o La réflexion sur la départementalisation des services (Médecine, Chirurgie, Anesthésie-réanimation médecine d’urgence, Services médicaux-techniques et maintenance).
o L’évaluation du Projet d’établissement 2004-2007 ;
o La célébration du cinquantenaire de l’hôpital Gabriel Touré en 2009 ;
o Le projet de partenariat avec la Tunisie et la SEMOS ;
o L’élaboration des Règlements intérieurs respectifs de l’Hôpital et du CA.
9) SUGGESTIONS
Avant de conclure le Directeur a soumis les suggestions suivantes à l’appréciation des Administrateurs :
• Décorer un nombre plus important du personnel de l’Hôpital (Chevalier de l’Ordre National, Mérite National, etc..) ;
• Instituer le Prix Gabriel TOURE pour les agents les plus méritants de l’Hôpital ;
• Augmenter le tarif de la consultation de 1 000 FCFA à 2 000 FCFA pour faire face à de nouvelles charges ;
• Augmenter la prime mensuelle des chefs de services de 15 000 FCFA à 30 000 FCFA et allouer 15 000 FCFA de primes aux médecins spécialistes et 12 500 FCFA aux médecins généralistes afin d’éviter des frustrations ;
• Augmenter le prix de la carte d’accompagnant de 1 000 FCFA à 2 000 FCFA ;
• Accorder des indemnités de vacation aux médecins spécialistes à 40 000 FCFA par trimestre ;
• Dénoncer le mémorandum d’entente entre les étudiants hospitaliers et le Ministère de la Santé ;
• Prendre en charge les dettes de l’hôpital en particulier les médicaments (PPM et autres fournisseurs) dont certaines datent de 1998.
10) CONCLUSION
Pour conclure le Directeur a dit que malgré les difficultés en particulier le collectif budgétaire, les activités prévues pour l’année 2008 se déroulent convenablement. Il a répété que l’hôpital sollicite le département pour la résolution de certaines contraintes à savoir :
i. La prise en charge de certains arriérés en particulier ceux de la PPM (1998-2006) et de certains fournisseurs ;
ii. La prise en charge sur budget d’Etat des salaires de certains contractuels ;
iii. La dotation de l’hôpital en subventions pour faire face à la prise en charge gratuite des PV/VIH et des afflux massifs ;
iv. La finition du nouveau bloc technique ;
v. L’augmentation de la dotation d’oxygène de l’Hôpital à 100 bouteilles par semaine.
Le Secrétaire de Séance Le Président de Séance
Dr. Abdoulaye Nènè COULIBALY Mr. Modibo DIALLO
DG/HGT PCA
